Bộ máy tinh gọn hoạt động hiệu quả là thước đo rõ nhất cho tính tổ chức tốt của một hệ thống vận hành. Bộ máy càng tinh gọn, hiệu suất càng cao thì sức đề kháng của tổ chức càng mạnh trước những khó khăn biến động từ bên ngoài. Dựa vào khuôn khổ của tam trị, bài viết này sẽ trình bày, làm thế nào để có một bộ máy tinh gọn mà lại hoạt động hiệu quả. 

Kỷ luật và tuân thủ tính tổ chức

Trước tiên, một tổ chức cũng là một sự phóng đại của một con người. Có người kỷ luật có người vô kỷ luật, có người chỉn chu, có người xuề xòa

Như vậy kỷ luật của tổ chức dễ hiểu nhất là những nguyên tắc hoạt động mà tổ chức đề ra. Những nguyên tắc này càng chặt chẽ, có thưởng phạt phân minh, có chế tài rõ ràng thì chứng tỏ tổ chức đó có tính kỷ luật cao. Khi tổ chức có tính kỷ luật cao luôn đi kèm với việc hoàn thành trách nhiệm công việc được giao một cách rõ ràng. Đây là phân quyền phân vai trong một tổ chức cụ thể. Tổ chức thường ảnh hưởng bởi ý chí của nhà lãnh đạo, nhà lãnh đạo càng nghiêm minh bao nhiêu thì tổ chức đó càng kỷ luật và tính kỷ luật được đề cao. Ta tạm khái quát đây là vấn đề nền tảng pháp trị của doanh nghiệp, tổ chức. Nền tảng pháp trị này cần được xây dựng trên hoạt động diễn ra thực tế của tổ chức. Nếu đi sao chép, chắp vá của mỗi bên một chút thì tổ chức đó chắc chắn không thể hoạt động được, khi những quy định, nguyên tắc hoạt động lại chồng chéo nhau, có khi lại là đối lập nhau. 

Hệ thống vận hành thông minh và tối ưu

Bộ máy vận hành thông minh chính là tổng hợp những quy trình làm việc, phương pháp làm việc tối ưu nhất. Ở đó con người bỏ ra công sức ít nhất, thời gian ngắn nhất và tạo ra kết quả tốt nhất. Điều này đòi hỏi tính kỹ trị của hệ thống vận hành được xây dựng dựa trên tính logic và liền mạch. Được tinh chỉnh liên tục theo thời gian nhờ quan sát và vá lỗi. Một hệ thống quy trình được liên tục cải tiến và thay thế quy trình cũ, nhằm tối ưu hiệu suất vận hành chính là việc thể hiện kỹ năng kỹ trị tài tình của cả bộ máy. Đương nhiên để có thể làm như vậy, thì quy trình đó phải được học hỏi, kế thừa và khai thác từ những bộ óc có trí tuệ thực sự. Không phải là một quy trình được xây dựng dựa vào chủ quan của riêng cá nhân nào. Từ đó, số lượng người làm việc được cắt giảm tối đa khi bộ máy luôn hoàn thành các nhiệm vụ của mình nhanh nhất và hiệu quả nhất. 

Tổ chức được khớp nối như một chỉnh thể độc lập và đoàn kết

Tính đoàn kết của bộ máy được xây dựng trên tính dân chủ của bộ máy điều hành. Đó là khi những ý kiến trái chiều nhưng dựa trên lợi ích tập thể được lắng nghe. Những đổi mới sáng tạo được ghi nhận, mọi bộ phận chức năng luôn được nói lên tiếng nói của mình. Đó là một mục tiêu khó không phải tổ chức nào cũng đạt được. Nhưng để đạt được mục tiêu này thì bộ máy cần có những yếu tố sau đây:

• Thứ nhất: Nhà lãnh đạo là một người có khả năng thấu hiểu nguyện vọng và tâm tư của mình, ngoài sự công tâm ra thì còn đòi hỏi là một người có hiểu biết sâu rộng và biết đánh giá nhìn nhận điểm mạnh, yếu của mỗi con người
• Thứ hai: Xây dựng được văn hóa tranh luận, phản biện, khi ngay trên bàn họp, những ý kiến trái chiều được đưa ra mà nếu tốt sẽ được mọi người tiếp nhận, nếu không tốt sẽ được phản bác bởi một trong các thành viên còn lại, không phải lúc nào nhà lãnh đạo cũng phủ quyết những ý kiến đó. Điều này sẽ hình thành từ nhiều cuộc họp, nhiều cuộc bàn luận, khi những ý kiến đối lập đôi khi bị phủ quyết và đôi khi lại được ghi nhận thực hiện. Có như thế mọi người mới nhận thấy sự công bằng thật sự. 
• Thứ ba: Loại bỏ những phần tử khủng bố và ái kỷ. Mọi lý thuyết tốt đẹp đều cần dựa trên các điều kiện cụ thể. Khi những người tham gia vào bàn tranh luận, vừa có hiểu biết nông cạn, vừa luôn cho rằng mình là nhất mình là đúng thì tổ chức không thể nào có thể đưa ra một ý kiến có sự đồng thuận tập thể được. Nếu không có đồng thuận tập thể thì quyền lực của tổ chức không thể tập trung. 

Và chính từ ba điều kể trên chính là kỹ năng nhân trị của ban lãnh đạo trong một tổ chức doanh nghiệp. 

Kết luận cuối cùng

Vậy làm thế nào để có được một bộ máy tinh gọn vận hành hiệu quả, chúng ta có thể dễ dàng kết luận rằng: Có kỷ luật, kỷ cương từ pháp trị, có phương pháp làm việc thông minh bởi kỹ trị và có khả năng thu phục nhân tâm từ nhân trị. Bộ máy tinh gọn và làm việc hiệu quả này luôn là kết quả của một quá trình điều chỉnh và thay đổi, nó không phải là điều gì đó xa vời và viển vông. Có những tổ chức, nhà lãnh đạo mãi không thay đổi được cho doanh nghiệp mình, tổ chức mình đạt được. Nhưng có những lãnh đạo bằng sự kiên trì, cố gắng, thì kết quả đạt được như mong muốn kể trên lại luôn là điều hiển nhiên.